εφαρμογή για διανομείς εστιατορίου

Μια εφαρμογή για διανομείς εστιατορίου πρέπει να κάνει τρία βασικά πράγματα: να αναθέτει σωστά τις παραγγελίες, να καθοδηγεί τον διανομέα μέχρι τον πελάτη και να ενημερώνει το κατάστημα για την πορεία της παράδοσης. Αν δεν βοηθά σε αυτά, απλώς προσθέτει άλλο ένα εργαλείο που μπερδεύει την ομάδα.

Για ένα εστιατόριο, σουβλατζίδικο, burgerάδικο, καφέ ή πιτσαρία, η διανομή δεν κρίνεται μόνο από το πόσο γρήγορα ψήνεται το φαγητό. Κρίνεται από το αν ο σωστός οδηγός πήρε τη σωστή σακούλα, πήγε στη σωστή διεύθυνση, ενημέρωσε εγκαίρως και γύρισε χωρίς χαμένο χρόνο. Παρακάτω θα δεις πρακτικά τι πρέπει να έχει μια τέτοια εφαρμογή και πώς να τη βάλεις να δουλέψει στην καθημερινότητα.

1. Να δείχνει καθαρά την παραγγελία που αναλαμβάνει ο διανομέας

Το πρώτο που χρειάζεται ένας διανομέας είναι καθαρή εικόνα της παραγγελίας. Όχι μισές πληροφορίες, όχι χαρτάκια που χάνονται, όχι τηλεφωνήματα κάθε δύο λεπτά. Η εφαρμογή πρέπει να του δείχνει μόνο ό,τι χρειάζεται για να παραδώσει σωστά.

Ιδανικά, στην οθόνη του πρέπει να φαίνονται:

• όνομα πελάτη και τηλέφωνο, όταν αναλάβει την παραγγελία,
• διεύθυνση παράδοσης και τυχόν σχόλια, όπως όροφος ή κουδούνι,
• σύνολο πληρωμής και τρόπος πληρωμής, όπου χρειάζεται,
• βασικά στοιχεία παραγγελίας, ώστε να ελέγξει ότι πήρε τη σωστή σακούλα,
• ώρα ανάθεσης και κατάσταση παράδοσης.

Πρακτικό βήμα: βάλε κανόνα ότι καμία παραγγελία δεν φεύγει αν ο διανομέας δεν την έχει αναλάβει μέσα στην εφαρμογή. Έτσι μειώνεις το «ποιος την πήρε;» και κρατάς μια κοινή εικόνα για όλη την ομάδα.

2. Να ανοίγει τη διεύθυνση σε χάρτη χωρίς αντιγραφή

Η διεύθυνση είναι το σημείο όπου χάνονται πολλά λεπτά. Αν ο οδηγός πρέπει να αντιγράψει δρόμο, αριθμό και περιοχή με το χέρι, αυξάνονται οι πιθανότητες λάθους. Μια καλή εφαρμογή για διανομείς πρέπει να ανοίγει τη διεύθυνση απευθείας σε χάρτη, ώστε ο οδηγός να ξεκινά γρήγορα.

Αυτό δεν σημαίνει ότι όλα λύνονται αυτόματα. Χρειάζεται και σωστή καταχώρηση από το κατάστημα ή τον πελάτη. Φτιάξε μια μικρή εσωτερική λίστα ελέγχου:

• ζητάς πάντα περιοχή, δρόμο, αριθμό και όροφο,
• γράφεις σχόλια μόνο όταν βοηθούν πραγματικά,
• αποφεύγεις ασαφείς σημειώσεις τύπου «δίπλα στο περίπτερο», χωρίς πλήρη διεύθυνση,
• ελέγχεις τη διεύθυνση πριν πατήσεις αποδοχή σε δύσκολες περιοχές.

Αν χρησιμοποιείς δικούς σου διανομείς, εργαλεία όπως το Wiiz Eat δίνουν εφαρμογή για τους διανομείς του εστιατορίου, όπου η διεύθυνση ανοίγει στο Google Maps αφού ο οδηγός αναλάβει την παραγγελία.

3. Να προστατεύει τα στοιχεία του πελάτη

Η ευκολία δεν πρέπει να σημαίνει ότι όλοι βλέπουν τα πάντα. Μια σωστή εφαρμογή για διανομείς χρειάζεται να εμφανίζει τα στοιχεία του πελάτη μόνο στον οδηγό που έχει αναλάβει την παραγγελία. Έτσι περιορίζεις την άσκοπη έκθεση πληροφοριών και κρατάς πιο επαγγελματική λειτουργία.

Στην πράξη, αυτό σε βοηθά και οργανωτικά. Ο διανομέας βλέπει μόνο τις παραγγελίες που τον αφορούν, άρα δεν μπερδεύεται με άλλες διανομές. Το κατάστημα ξέρει ποιος έχει τι, χωρίς να ψάχνει σε χαρτάκια ή ομάδες μηνυμάτων.

Βάλε απλούς κανόνες στην ομάδα:

• ο διανομέας δεν φωτογραφίζει αποδείξεις ή οθόνες με στοιχεία πελατών,
• δεν κοινοποιεί διευθύνσεις σε προσωπικά μηνύματα, εκτός αν υπάρχει σοβαρός λόγος,
• αν υπάρχει λάθος ή ασάφεια, επικοινωνεί πρώτα με το κατάστημα,
• μετά την παράδοση, δεν κρατά προσωπικές σημειώσεις για πελάτες.

Αυτά είναι απλά, αλλά χτίζουν εμπιστοσύνη και μειώνουν άβολες καταστάσεις.

4. Να ενημερώνει την κατάσταση της παραγγελίας

Μια διανομή δεν είναι μόνο «έφυγε» και «έφτασε». Υπάρχουν στάδια: αποδοχή, ετοιμασία, ανάθεση, αναχώρηση, παράδοση. Όταν αυτά φαίνονται καθαρά, το κατάστημα μπορεί να απαντήσει στον πελάτη χωρίς πανικό και χωρίς να φωνάζει προς την κουζίνα.

Η εφαρμογή πρέπει να επιτρέπει στον διανομέα ή στο κατάστημα να ενημερώνει την κατάσταση με απλές ενέργειες, όπως:

• «ανατέθηκε», όταν ο οδηγός την παίρνει,
• «σε διανομή», όταν φεύγει από το κατάστημα,
• «παραδόθηκε», όταν ολοκληρωθεί,
• «πρόβλημα», αν δεν βρίσκει τον πελάτη ή υπάρχει λάθος διεύθυνση.

Μην το κάνεις περίπλοκο. Αν ζητάς από τον οδηγό να πατάει δέκα διαφορετικά κουμπιά, δεν θα το κάνει σωστά σε ώρα αιχμής. Κράτησε λίγα στάδια, ξεκάθαρα ονόματα και κοινή χρήση από όλη την ομάδα. Έτσι έχεις πραγματική εικόνα, όχι απλώς μια εφαρμογή ανοιχτή.

5. Να βοηθά στον σωστό διαχωρισμό delivery και παραλαβής

Πολλά καταστήματα μπερδεύονται όταν τρέχουν ταυτόχρονα delivery και παραλαβή από το κατάστημα. Η εφαρμογή πρέπει να ξεχωρίζει καθαρά τι είναι για διανομή και τι είναι για παραλαβή, ώστε να μη δοθεί λάθος σακούλα σε λάθος άνθρωπο.

Φτιάξε ξεχωριστή ροή εργασίας στον πάγκο:

• μια περιοχή για παραγγελίες delivery,
• μια περιοχή για παραλαβές,
• σήμανση με όνομα ή αριθμό παραγγελίας,
• τελικό έλεγχο πριν φύγει η σακούλα,
• κανόνα ότι ο διανομέας δεν παίρνει σακούλα χωρίς επιβεβαίωση.

Ένα υποθετικό παράδειγμα: αν έχεις 6 παραγγελίες πάνω στον πάγκο και οι 2 είναι παραλαβή, ο οδηγός πρέπει να βλέπει μόνο τις 4 που αφορούν διανομή. Αυτό μειώνει τα λάθη σε ώρες πίεσης, ειδικά όταν η κουζίνα, το ταμείο και οι οδηγοί δουλεύουν ταυτόχρονα.

6. Να λειτουργεί απλά για τους δικούς σου οδηγούς

Αν έχεις δικό σου στόλο, έστω και μικρό, η εφαρμογή πρέπει να είναι απλή για καθημερινή χρήση. Δεν θες ο οδηγός να χρειάζεται εκπαίδευση μιας ώρας για να πάρει παραγγελία. Θες να συνδέεται, να βλέπει τι έχει αναλάβει και να ξεκινά.

Πριν επιλέξεις λύση, τσέκαρε τα εξής:

• πώς συνδέεται ο οδηγός,
• αν μπορεί να χρησιμοποιηθεί εύκολα από κινητό,
• αν βλέπει μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες,
• αν η ανάθεση παραγγελίας είναι ξεκάθαρη,
• αν η διεύθυνση ανοίγει γρήγορα σε χάρτη,
• αν η ομάδα του καταστήματος βλέπει ποιος έχει αναλάβει τι.

Για παράδειγμα, στο Wiiz Eat υπάρχει δωρεάν εφαρμογή για τους δικούς σου διανομείς, με σύνδεση μέσω κωδικού SMS. Δεν υπάρχει κοινός στόλος διανομέων· δουλεύεις με τους δικούς σου ανθρώπους και οργανώνεις τις παραδόσεις σου μέσα από τον πίνακα παραγγελιών.

7. Να συνδέεται με την καθημερινή ροή του καταστήματος

Η καλύτερη εφαρμογή δεν θα σε σώσει αν η εσωτερική ροή είναι μπερδεμένη. Πρέπει να αποφασίσεις ποιος αποδέχεται την παραγγελία, ποιος την ετοιμάζει, ποιος την ελέγχει και ποιος την παραδίδει στον οδηγό. Αν όλοι κάνουν λίγο απ’ όλα, στο rush θα χαθεί η μπάλα.

Ένας απλός τρόπος οργάνωσης είναι:

• το ταμείο ή ο υπεύθυνος βάρδιας αποδέχεται την παραγγελία,
• η κουζίνα βλέπει τι πρέπει να ετοιμαστεί,
• ο πάγκος συσκευάζει και ελέγχει σακούλα,
• ο υπεύθυνος αναθέτει σε διανομέα,
• ο διανομέας επιβεβαιώνει και φεύγει.

Κάνε δοκιμή σε ήσυχη ώρα. Πάρε μια υποθετική παραγγελία, πέρασέ την από όλα τα στάδια και δες πού κολλάει η ομάδα. Μπορεί να ανακαλύψεις ότι το πρόβλημα δεν είναι η διανομή, αλλά το πού αφήνονται οι σακούλες ή ποιος δίνει τελική έγκριση.

8. Να έχεις σαφείς κανόνες για καθυστερήσεις και προβλήματα

Καμία εφαρμογή δεν εξαφανίζει την κίνηση, τη βροχή, το λάθος κουδούνι ή τον πελάτη που δεν απαντά. Αυτό που μπορεί να κάνει είναι να σε βοηθήσει να αντιδράς γρήγορα. Για αυτό χρειάζεσαι κανόνες πριν εμφανιστεί το πρόβλημα.

Γράψε μια μικρή διαδικασία για συχνά σενάρια:

• Ο πελάτης δεν απαντά: ο οδηγός καλεί μία φορά, μετά ενημερώνει το κατάστημα.
• Η διεύθυνση είναι λάθος: δεν κάνει κύκλους μόνος του· ζητά επιβεβαίωση.
• Υπάρχει μεγάλη καθυστέρηση: το κατάστημα ενημερώνει τον πελάτη με ειλικρινή χρόνο.
• Λείπει προϊόν: η σακούλα γυρίζει ή στέλνεται συμπλήρωση μόνο με απόφαση υπευθύνου.

Για πιο αναλυτική ματιά στην οργάνωση οδηγών, μπορείς να δεις και τον οδηγό Εφαρμογή για τους διανομείς σου. Το σημαντικό είναι να μη βασίζεσαι στη μνήμη. Όσο πιο καθαροί είναι οι κανόνες, τόσο λιγότερες εντάσεις έχεις σε δύσκολες βάρδιες.